BLOG
Jedinih 5 stvari koje možete uraditi sa svakom porukom elektronske pošte
Jedan folder se pokazao kao mnogo jednostavnije rješenje od varijante koju sam koristio ranije, a koja je podrazumijevala veliki broj foldera koji su se odnosili na različite projekte ili ljude
Ako želite da efikasno upravljate elektronskom poštom, morate imati razrađen sistem koji ćete primjenjivati svakodnevno.
U nastavku pročitajte šta radim sa svakom porukom elektronske pošte koja pristigne u moje sanduče, što mi omogućava da za samo sat vremena tokom dana procesuiram svu pristiglu poštu. Ovo radim u dva bloka vremena od po 30 minuta.
Kada poruka stigne u sanduče, uradim jednu od sljedećih stvari:
1) Obrišem poruku
Moja omiljena akcija. Nakon što pročitam poruku i zaključim da nema nikakvu vrijednost za mene, jednostavno je obrišem. Da li mi se do sada desilo da obrišem nešto što će mi kasnije trebati? Naravno, ali zanemarljivi broj puta. Na ovaj način ćete smanjiti količinu poruka koja se skladišti u vašem programu za elektronsku poštu.
Primjer poruke koju brišem: Različiti Newsletter-i sa informacijama o promocijama proizvoda koji me ne zanimaju.
2) Sačuvam poruku
Poruku možete sačuvati u svojoj arhivi, ili nekom drugom folderu koji ste odredili. Ja imam samo jedan folder u kome čuvam sve poruke, a kasnije koristim pretragu ukoliko mi je potrebno da nešto pronađem. Jedan folder se pokazao kao mnogo jednostavnije rješenje od varijante koju sam koristio ranije, a koja je podrazumijevala veliki broj foldera koji su se odnosili na različite projekte ili ljude.
Primjer poruke koju arhiviram: Poruka u kojoj sam dobio određeni zadatak, ili odgovor na nešto što sam tražio od nekoga.
3) Napravim zadatak od poruke
Ukoliko se u poruci nalazi neki zadatak za mene koji ne mogu da uradim za manje od 2 minuta, onda ću poruku proslijediti u program za upravljanje zadacima. Ovo radim tako što proslijedim poruku na određenu email adresu koja je vezana za Nozbe (program za upravljanje zadacima koji koristim) i koja omogućava da se od sadržaja poruke automatski kreira zadatak. Vi naravno možete uraditi mnogo jednostavniju stvar, a to je da zapišete zadatak negdje u rokovnik, ili na papir. Nakon proslijeđivanja, poruku ću ili izbrisati ili arhivirati.
Primjer poruke od koje pravim zadatak: Poruka u kojoj se traži nešto, na šta bih ja trebao da odgovorim, a ne neko od mojih kolega.
4) Proslijedim poruku
Druga najomiljenija akcija. Ukoliko se u poruci nalazi nešto što je važno za nekoga drugoga, ili nešto za šta sam zaključio da je bolje da uradi neko drugi, prosljediću poruku toj osobi. Pored toga, prosljediću poruku i u moj program za upravljanje zadacima, ali ću označiti u samom zadatku da je odgovoran neko drugi. Nakon prosleđivanja, poruku ću ili izbrisati ili arhivirati.
Primjer poruke koju preoslijeđujem: Poruka u kojoj se traži ponuda za nešto što mnogo bolje može uraditi neko od mojih kolega.
5) Uradim ono što se traži od mene u poruci
Ukoliko mi je potrebno manje od 2 minuta da uradim ono što se traži od mene u poruci, uradiću to odmah. Nakon toga ću poruku ili izbrisati ili arhivirati.
Primjer poruke na koju ću odmah odgovoriti: Zahvaliću se nekome na odgovoru koji mi je poslao, jer ako to ne uradim odmah, zaboraviću kasnije.
14 najkorisnijih skraćenica za MS Outlook (PC) i Mail (Mac)
U želji da vam još malo pomognem da što brže procesuirate poruke elektronske pošte, pripremio sam 14 najkorisnijih skraćenica za MS Outlook (PC) odnosno za Mail (Mac). A ukoliko želite da ove skraćenice imate ispred sebe na radnom stolu, PDF možete preuzeti ovde i odštampati ga kasnije.
Nova poruka: Control-N (PC), Command-N (Mac)
Odgovori: Control-R (PC), Command-R (Mac)
Odgovori svima: Shift-Control-R (PC), Shift-Command-R (Mac)
Prosledi: Control-F(PC), Shift-Command-F(Mac)
Arhiviraj ili premesti: Shift-Control-V (PC), Control-Command-A (Mac)
Dodaj dokument: Alt-H-A-F (PC) Shift-Command-A (Mac)
Štampaj: Control-P (PC), Command-P (Mac)
Kopiraj: Control-C (PC), Command-C (Mac)
Isjeci: Control-X, Command-X
Nalijepi: Control-V (PC), Command-V (Mac)
Izaberi sve: Control-A (PC), Command-A (Mac)
Poništi komandu: Control-Z (PC), Command-Z (Mac)
Ponovi poništenu komandu: Control-Y (PC), Shift-Command-Z (Mac)
Prekini: Alt-F4 (PC), Command-Q (Mac)
Pitanje za Vas: Na koji način vi upravljate porukama elektronske pošte? Komentare možete ostaviti ispod.
( Željko Popović )