Pet mogućnosti Excela koje morate koristiti svaki dan (posebno ako radite u marketingu, prodaji ili finansijama)

Da li nekada koristite digitron koji vam se nalazi na stolu da bi izračunali neke podatke iz Excel dokumenta koji vam se nalazi na ekranu? Ja znam da sam ovo radio mnogo puta do sada, i da sam se stalno pitao da li postoji neki bolji način...

Danas je Excel jedan od najvažnijih alata koje koristimo svakodnevno, bez obzira na to da li imamo program za poslovanje ili ne. Ipak, koliko god da ga koristimo, uvek postoje skraćenice, funkcije ili trikovi koji nam ostaju nepoznati, samo zato što nemamo vremena da im se posvetimo i naučimo ih.

U nastavku pogledajte 5 mogućnosti Excela koje vam mogu dosta pomoći, a posebno ako radite u marketingu, prodaji ili finansijama:

1) Concatenate Ova funkcija vam štedi dosta vremena. Pomoću nje spajate tekstualne podatke iz više ćelija u jednu ćeliju. Pored toka, možete dodavati novi tekst ispred, iza ili između sadržaja koji kombinujete. U primeru ispod možete da vidite kako smo uradili suprotnu stvar od one koje smo objasnili u videu od pre 2 dana. Sada smo spojili imena i prezimena iz 2 ćelije u jednu:

2) Vlookup Da li ste nekada imali situaciju da imate 2 grupe podataka na različitim radnim listovima koji treba da se spoje u jednu tabelu? Ono što može prvo da vam padne napamet jeste da otvorite ova dva radna lista i onda ručno kopirate podatke sa jednog i drugog lista. To je OK, ali šta ćete uraditi ako imate više stotina podataka?

Odgovor na ovo je VLOOKUP fiunkcija. Ukratko, ova funkcija vam pomaže da spojite 2 grupe podataka kada imate jedinstvenu vrednost na osnovu koje možete da realizujete spajanje. Jedinstvena vrednost može biti matični broj, email adresa ili nešto slično.

3) Pivot tabele Pretpostavimo da imate tabelu u kojoj se nalazi prodaja određenog proizvoda po prodavnicama za prethodnih 5 godina, za svaki mesec. Šta da radite ako želite da uporedite ukupnu prodaju za svaku od godina po prodavnicama? Jedna od opcija jeste da izračunate podsume ili da korsitite uslovno sabiranje. Ali opete je pitanje šta da radite ako imate veliki broj prodavnica? Naravno da postoji mnogo lakši način od ovoga: pivot tabele.

Pivot tabele vam omogućavaju da sumirate veliki opseg podataka i izdvajate podatke koji su vam važni a da pri tome ne morate koristiti formule.

4) Filter Kada gledamo veliku grupu podataka, obično ne treba da gledamo sve podatke u isto vreme. Često nas interesuju podaci koji odgovaraju samo određenom kriterijumu. Recimo, želimo da pogledamo sve dobavljače koji su naručili više od nekog određenog iznosa vrednosti naših proizvoda ili usluga.

Za ovakve stvari je FILTRIRANJE najbolja opcija. Ovo je jedan od najjednostavnijih alata za korišćenje u Excel-u, ali ukoliko želite da ga iskoristite na pravi način, postoji mnogo detalja o kojima treba da razmišljate. Jedan od njih je da li želite nakon filtriranja da nešto uradite sa podacima koje ste izdvojili na ovaj način. Da li hoćete da izračunate sumu, ili broj izdvojenih podataka?

5) Sortiranje Osim filtriranje nekada će nam biti potrebno i da sortiramo podatke. Bez obzira što naizgled sortiranje deluje jednostavno, postoji mnogo detalja na koje treba obratiti pažnju. Sortiranje dobija posebno na važnosti kada pravimo Pivot tabele, koje nam omogućavaju da dobijamo nove grupe podataka, i onda te nove podatke želimo da sortiramo na osnovu određenog kriterijuma.

Sve prethodno objašnjenje funkcije vas učimo na našem jednodnevnom kursu naprednih tehnika Excela. Više detalja o samom kursu možete pročitati ovde, a ako mislite da je kurs za vas, prijavu možete popuniti ovde.

( Željko Popović )