Kako da napravite agendu za vaš sledeći sastanak

Kada ste se odlučili da zakažete sastanak, sledeći korak je da se napravi agenda koja će omogućiti da se na sastanku zaista dogovore stvari.

Prisustvovao sam dosta sastanaka gdje nije bilo jasno definisane agende, što je često dovodilo do toga da se skrene sa teme, da se sastanak oduži i da na kraju bude nezadovoljavajući rezultat.

Šta je agenda? Agenda je list papira, koji ima informacije na najviše dvije strane, koji omogućava svim učesnicima da održe efikasan sastanak, te imaju sve relevantne informacije o sastanku kasnije.

Agenda treba da ima tri cjeline:

• Osnovne informacije
• Svrha sastanka
• Tok sastanka

U nastavku pogledajte detaljnija objašnjenja ovih cjelina

1) Osnovne informacije

Zapisivanje osnovnih informacija deluje prilično jednostavno i kao da se podrazumijeva, ali se zbog toga često i zaboravi. Ovakve informacije su posebno važne ukoliko želite poslije nekoliko mjeseci da analizirate sastanak, kada se sigurno ne možete sjetiti svih detalja. Zbog toga predlažem da na vrhu agende zapišete sledeće informacije:

• Naziv sastanka
• Datum i vrijeme
• Ko učestvuje
• Ko vodi sastanak
• Ko vodi zapisnik (ukoliko postoji ovakva osoba na sastanku)

2) Svrha sastanka

Svrha sastanka je najvažnija stvar, jer ako ne možete jasno da je definišete, možda i ne treba da održite sastanak. Pokušajte da budete što precizniji. Na primjer, ukoliko kažete "Razgovaraćemo o planovima za 2019. godinu", to baš i nije dobra svrha sastanka jer nije dovoljno precizno. Umjesto toga, možete reći "Predstavićemo finansijski plan za 2019. i dogovoriti koje akcije treba da se realizuju tokom prvog kvartala kako bi se ostvario." Potrebno je da uložite malo vremena i jasno definišete svrhu sastanka, jer ćete tako umnogome doprinijeti uspješnosti sastanaka.

3) Tok sastanka

Efikasni sastanci ne treba da traju previše dugo. Ukoliko prethodno odredite koliko će sastanak trajati, dobro je na agendi ovo vreme podijeliti u nekoliko djelova i vremenski ih ograničiti:

• Objasniti očekivanja učesnicima. Uvijek je dobro na početku učesnicima objasniti koja su očekivanja od sastanka, a treba početi sa svrhom sastanka koju ste objasnili u prethodnoj tački.
• Navesti stavke o kojima će se govoriti. Sada izlistajte stavke o kojima želite da razgovarate na sastanku. Ovdje treba da razjasnite sve stvari o kojima treba da pričate na sastanku. Kada ovo pripremate dobro razmislite o toku sastanka. Upitajte se koje informacije treba da saznate, te nedostatak kojih informacija može da dovede do neuspjeha sastanka.
• Odrediti odgovornosti na kraju sastanka. Da bi sastanak bio uspješan, na kraju svi učesnici treba da znaju šta treba da rade dalje. Zbog toga je dobro na kraju sastanka ostaviti nekoliko minuta da svaki od učesnika kaže koji su sledeći koraci. Ovo ne treba da bude detaljno, već samo kratko da se definiše sledeća akcija ili sledećih nekoliko akcija zajedno sa rokom do kada treba da se završe.

==

Agendu sastanaka treba da posmatrate kao neku vrstu šablona koja će vam pomoći da održite efikasan sastanak. Ukoliko vam se tokom pravljenja agende učini da ne možete jasno da definišete svrhu sastanka, ili tok sastanka, možda treba da razmislite o tome da ga otkažete, samo javite svima na vrijeme.

Preuzeto sa zeljkopopovic.com

( Željko Popović )