Kako napraviti dobar automatski odgovor na elektronsku poštu dok ste na odmoru

Vrijeme je godišnjih odmora i sve češće u naše sanduče stižu automatski generisane poruke u kojima nas obavještavaju ljudi koje kontaktiramo da se trenutno nalaze na odmoru, te da će imati ograničen pristup svojoj pošti i da možemo kontaktirati nekog drugog ako nam nešto treba dok su oni odsutni.

Poruke su uglavnom slične jedna drugoj i najčešće izgledaju ovako:

Poštovani, Biću odsutan iz kancelarije od [datuma odlaska] do [datuma povratka] i imaću ograničen pristup elektronskoj pošti. Molim vas da u ovom periodu kontaktirate mog kolegu [Ime i Prezime] na mail [ime.prezime@firma.me] ili pozovete broj telefona [fiksni ili mobilni broj]. Srdačan pozdrav,...

Smatramo da ovakve poruke nisu dobre iz sledećih razloga:

• Ako neko kaže da će imati ograničen pristup mail-u, da li to znači da će moći nešto da uradi povodom poruke koju sam poslao ili ne?
• Zbog čega ja moram da kontaktiram nekog drugog u toj firmi, odnosno zašto se poruka automatski ne proslijedi nekom drugom i taj neko mi ne pomogne?

Ukoliko želimo potpuno opušteno da odemo na odmor, trebalo bi znatno ozbiljnije da pristupimo ovakvoj situaciji, tako da vam predlažemo sledeće korake:

1. Napraviti automatsko prosleđivanje svih poruka koje vam stignu, na adresu vašeg kolege koji će preuzeti vaše obaveze dok ste na odmoru.

Svaki e-mail servis koji koristite ima opciju za automatsko prosleđivanje poruka koje vam stignu, na neku drugu adresu. Sve što treba da uradite jeste da odredite ko vas mijenja dok ste na odmoru, te njegovu adresu odredite kao adresu na koju će se prosleđivati poruke.

2. Dogovorite se sa kolegom na koji će način procesuirati pristigle poruke tako da svako ko želi da vas kontaktira može dobiti sve potrebne informacije kao da ste vi tu.

Važno je da dogovorite sa kolegom koji vas mijenja da proslijeđenim porukama pristupa na isti način kao da su njemu lično poslate. To znači da on uradi ono što je traženo od vas u poruci.

3. Napravite automatski odgovor u kome će te jasno objasniti šta se dešava dok ste na odmoru.

Poštovani, Biću odsutan iz kancelarije od datuma odlaska do datuma povratka i za to vreme NEĆU IMATI PRISTUP nalogu elektronske pošte. Sve vaše poruke biće prosleđene kolegi [Ime i prezime] tako da će vam on pomoći u najkraćem mogućem roku. Ukoliko želite možete ga kontaktirati na ime.prezime@firma.me ili na broj telefona [fiksni ili mobilni broj] Srdačan pozdrav,...

Ukoliko ste zaista spremni da se potpuno isključite dok ste na odmoru, onda razmislite i o ovom dodatnom koraku:

• Uklonite aplikaciju za elektronsku poštu na svom pametnom telefonu
• Podesite da se automatski brišu pristigle poruke nakon prosleđivanja

Želimo vam ugodan odmor!

2BI.me

( Željko Popović )