Kako da izbjegnete svakodnevnu tiraniju elektronske pošte

Kako započinjete svoj radni dan na poslu? Većina ljudi ima rutinu da dođe na posao, uključi računar i počne da proverava pristiglu elektronsku poštu. Ovo je naravno najgori mogući način da započnete dan, jer je u današnje vreme vaše sanduče najvećim delom mesto gde drugi ljudi organizuju svoje obaveze.

Ukoliko želite da napredujete na poslu, morate biti u stanju da se otrgnete od zahteva drugih ljudi i date prioritet onome što je vama važno. Ovo neće biti moguće, ako i dalje nastavite da proveravate pristiglu poštu čim stignete u kancelariju. Umesto toga, predlažemo da pristupite početku radnog dana na sledeći način:

1) Isplanirajte dan pre nego što uključite računar

Verovatno vam zvuči potpuno neverovatno, ali moguće je započeti radni dan a da nismo uključili računar. Umesto toga, na papiru zapišite koji su to ljudi od kojih nešto čekate da dobijete i koji su to ljudi koje morate kontaktirati da bi realizovali svoje planove. Ovaj spisak će vam pomoći da efikasnije koristite najopasniji alat za organizaciju dana, vaše sanduče elektronske pošte.

2) Proverite da li su vam stigle poruke od ljudi od kojih nešto čekate da dobijete

Ovo je najteži deo. Sada treba da pročitate pristigle poruke, ali samo od ljudi koji treba da vam pomognu da realizujete vaše planove. Možda je dobar trik da sortirate poruke na osnovu imena ljudi a ne na osnovu datuma. Nakon toga ukucajte adrese ljudi od kojih nešto čekate u pretragu vašeg sandučeta i tako proverite da li vam je nešto stiglo.

3) Napišite poruke ljudima koje morate da kontaktirate

Na osnovu spiska koji ste prethodno napravili napišite sve poruke ljudima koje treba da kontaktirate kao i ljudima od kojih još uvek niste dobili ono što čekate i pošaljite ih.

4) Ugasite program za elektronsku poštu

Ovo je ključno. Sada završite stvari koje su važne za realizaciju vaših planova, a obaveze drugih ljudi mogu još neko vreme da sačekaju.

5) Proverite pristiglu poštu nakon što ste završili važne stvari

Tek kada ste odradili veći deo vama važnih obaveza, proverite šta drugi ljudi očekuju od vas. Ovo ne bi trebalo da radite pre 10 ujutru.

6) Saznajte koji je pravi krajnji rok za nešto što drugi očekuju od vas

Znate onaj izraz da je nešto potrebno za juče? Tako se uglavnom ponašaju ljudi kada traže nešto od nas. Da bi uspeli da se izborite sa zahtevima drugih ljudi, važno je da znate koji je pravi krajnji rok da im odgovorite. Kako ovo da saznate? Predlažem da im pošaljete poruku sledeće sadržine"Dragi Prijatelju, kako ja isto kao i ti imam mnogo stvari koje treba da završim, molim te me obavesti koji je stvari krajnji rok da odgovorim na tvoj zahtev? Ne kada bi tebi odgovaralo, nego kada je zaista krajnji rok? Hvala na razumevanju,..."

Ako želite da realizujete stvari koje su vama važne, morate imati kontrolu nad rasporedom svojih obaveze. Jedna od prvih stvari koju treba da uradite, jeste da upravljate elektronskom poštom na način koji je vama koristan.

2bi.me

( Željko Popović )