Kako da ispraznite Inbox svaki dan

Koliko imate nepročitanih poruka u Inboxu trenutno? Da li vam se dešava da zaboravite da odgovorite na neki mail i onda se postidite kada vas upitaju posle nekoliko dana zbog čega niste odgovorili? Znam da su se meni dešavale ovakve stvari stalno, a da je broj nepročitanih poruka u određenim trenucima bio i trocifren...

Mislim da je najveći problem u tome kako prostupamo našem Inbox-u. Prethodno izrečeno će nam se stalno događati ako program za elektronsku poštu koristimo za razne stvari kao što su čuvanje dokumenata koji nam mogu trebati kasnije ili spisak zadataka koje treba da uradimo. Ovakav pristup nije dobar. Inbox treba da bude isto što i fizičko sanduče koje imamo u prizemlju zgrade koje živimo, mesto gde nam stižu stvari koje kasnije procesuiramo i na taj način ga praznimo.

Predlažemo da probate sa taktikom da ispraznite vaš Inbox svaki dan realizovanjem sledećih koraka:

Inicijalno ispraznite Inbox i pripremite se za novi početak.

1. Napravite folder Procesuirane poruke u vašem klijentu elektronske pošte

Ovo je jedini folder koji će vam trebati. Sve poruke ćemo nakon što ih procesuiramo smeštati u ovaj folder.

2. Odgovorite na poruke od prethodnog dana i možda na još nekoliko od prethodnih dana

Uđite u vaš Inbox i odgovorite na sve poruke od prethodnog dana. Pregledajte sve što vam je pristiglo u poslednje vreme i možda odgovorite na još po neku poruku.

3. Označite sve poruke kao pročitane i prebacite ih u folder Procesuirane poruke

Sada označite sve poruke kao pročitane. Ovo uradite tako što ih sve izaberete (ctrl+a) i desnim dugmetom miša kliknete i izaberete opciju Mark all as read. Sada prebacite sve poruke u folder Procesuirane poruke. Ovo radite tako što ih ponovo sve izabrete (ctrl+a) i izaberete opciju Move to i folder Procesuirane poruke.

Čestitamo! Tako izgleda prazan Inbox...

Novi način rada

Sada je vreme za novi način rada. Kada god vam stigne nova poruka u Inbox treba da uradite sledeće:

• Pročitate poruku.
• Procesuirate je.
• Prebacite u folder Procesuirane poruke.

Suština je u tome da nakon što pročitate poruku, treba da odgovorite na sledeće pitanje: Da li ova poruka zahteva od mene nešto da uradim?

Ako je odgovor Da, postoje 3 opcije:

Uradite odmah što se traži od vas. Ovo preporučujemo ako vam je potrebno manje od 2 minuta za realizaciju. Tzv pravilo 2 minuta važi za jedno od najmoćnijih alata za produktivan rad koje kaže da uvek uradiš odmah nešto za šta ti treba manje od 2 minuta.

Delegirate zadatak na nekog drugoga. Ukoliko vi niste prava osoba za zadatak, dodelite ga nekom drugom.

Odlučite da zadatak uradite kasnije. Ovo znači da ćete zapisati obavezu u svoj planer ili neki softver koji koristite za upravljanje zadacima.

Ako je odgovor Ne, postoje 2 opcije:

Sačuvate sadržaj poruke u digitalnom ili štampanom obliku. Možete odštampati sadržaj poruke, ili je možete sačuvati u nekom prikladnom folderu. Ovo se odnosi na stvari koje mogu biti koristan materijal za neki projekat ali i sve drugo što nam može trebati kasnije kao što su recepti, zanimljivi članci i slično.

Obrišete. Možda zvuči zastrašujuće, ali ukoliko smatrate da vam poruka nije važna obrišite je.

Još je ostalo da poruku prebacite u folder procesuirane poruke.

( Željko Popović )