Kako da dobijete brži odgovor na vaše poruke elektronske pošte
Svakodnevno šaljemo poruke elektronske pošte kako bi dobili informacije koje su nam neophodno da bi završili određene zadatke. Ukoliko želimo da nam drugi brzo odgovore, potrebno je da se malo potrudimo oko sadržaja poruka koje šaljemo i napišemo ih na način da omoguće primaocu da nam pošalje odgovor što pre.
U nastavku pročitajte naše predloge čijom primenom smatramo da ćete dobijati brže odgovore:
1) Označite primaocima kakva je korist od toga što će vam odgovoriti
Možda vam ovo zvuči neobično, ali pokušajte. Sledeći put kada npr tražite ponudu od nekoga, napišite sledeće: "Molim Vas mi pošaljite ponudu, ukoliko naš klijent bude smatrao da je odgovarajuća, realizovaćemo nabavku preko vas."
2) Razmatrajte samo jednu stavku u poruci
Ključ za dobijanje bržih odogovara je u tome da primalac poruke može u kratkom vremenskom periodu za njega da vam odgovori. Zbog toga je važno da razmatrate samo jednu stavku u poruci.
3) Napišite Subject koji će primalac primetiti
Ovde je najbolje biti konkretan i napisati u nekoliko reči o čemu se radi u poruci. Npr, ukoliko tražite ponudu, napišite Ime vaše firme - Zahtev za ponudu. Ovakav Subjet će i omogućiti primaocu da lakše pronađe vašu poruku kasnije.
4) Stavite ime samo jedne osobe u To: polje
Najbrže ćete dobiti odgovor ukoliko zahtev uputite samo jednoj osobi. Ukoliko ga uputite ka više osoba, najčešće vam niti jedna od njih neće odogovoriti.
5) Kažite šta vam treba u prvoj rečenici
Ne želite da neko treba da čita mnogo teksta da bi došao do toga šta je vama potrebno. Napišite šta vam treba u prvoj rečenice, a onda ukoliko je potrebno dajte dodatna razjašnjenja.
6) Kažite u kojem vremenskom roku vam je potreban odgovor
Ljudi žele da pomognu. Često, ukoliko ih zamolite da vam odgovore u određenom vremenskom roku, oni će to i učiniti. Ovde ja samo važno da ne zloupotrebljavate ovakve stvari. Postoje ljudi kojima je sve hitno, što dovodi do toga da ostali počnu da ih ignorišu.
7) Pišite kratke poruke
Postoji pravilo pšroduktivnosti koje kaže da sve što možete da uradite za manje od 2 minuta, treba da uradite odmah. Omogućite ljudima da vaše poruku mogu da pročitaju za manje od 2 minuta...
( Željko Popović )