Predlozi za pisanje efektnijih poruka elektronske pošte

Veoma zastupljen način komunikacije u poslovnom svijetu danas je slanje poruka elektronske pošte. Zapitajte se samo koliko puta tokom dana čujete: "Pošalji mi to na mail, molim te".

U nastavku želimo da vam predložimo kako da vaše poruke budu efektnije i samim tim vam omoguće da dobijete ono što želite:

1) Adresu primaoca upišite na kraju

Koliko puta vam se desilo da kliknete dugme "pošalji" i da se tek nakon toga sjetite da još nešto treba da dopišete ili da provjerite da li ste sve dobro napisali? Znam da se meni ovo desilo mnogo puta. Zbog toga, prvo napišite sadržaj poruke, i tek kada ste potpuno sigurni da je sve u redu upišite adresu primaoca i pošaljite. Na ovaj način se značajno smanjuje vjerovatnoća da ćete slučajno kliknuti na dugme "pošalji" i zažaliti nakon toga.

2) Nemojte slati poruke bez bilo kakvog tekstualnog sadržaja

Ukoliko treba da pošaljete neki dokument elektronskom poštom, bićete u iskušenju da ga samo stavite u prilog i pošaljete bez ikakvog teksta. Ovo se čini kao "brzo" rješenje. Međutim, mnogi će smatrati ovakvu poruku u najmanju ruku neprikladnom, a dešavaće se da se neko i naljuti. Predlažemo da natjerate sebe da uvijek napišete nekoliko riječi onome kome šaljete nešto, bez obzira na to u kolikoj ste žurbi.

3) Koristite reči "Molim" i "Hvala"

Ako treba da se izdvoji najvažniji predlog od svih koje ćemo navesti, onda je to sigurno ovaj. Naučite sebe da uvijek komunicirate na način koji je prijatan i kulturan. Jedna od osnovnih stvari je da kada tražite nešto, zamolite za to i da zahvalite na kraju. Ukoliko vam ovo uđe u rutinu, bićete mnogo bolji sagovornik.

4) Pošaljite poruku najmanjem mogućem broju ljudi

Nepisano pravilo kaže da kada napišete poruku i adresirate je na više ljudi, manja je vjerovatnoća da će bilo ko od njih odgovovriti. Dakle, kada god je moguće, poruku šaljite jednoj osobi. S tim u vezi, pravite razliku između "To" polja i "Cc" polja. "To" polje se odnosi na sve one od kojih očekujete da vam odgovore na poruku a "Cc" polje se odnosi na sve one koji treba da budu obaviješteni o sadržaju a od kojih ne očekujete odgovor.

5) Odgovorite na svaku poruku u razumnom vremenskom roku

Nemojte dopustiti da vas neko pozove i pita vas što nijeste odgovorili na njegovu poruku. Ukoliko nijeste u mogućnosti odmah da odgovorite jer nemate dovoljno informacija, upravo to i napišite onome ko vam je poslao poruku i obavijestite ga da će dobiti informacije kasnije. Ukratko, ukoliko oćekujete da drugi odgovaraju vama ažurno, prvo vi morate da budete ažurni.

6) Pišite poruke koje su kratke i precizne

Pokušajte da u prvih nekoliko rečenica kažete ono što želite. Tek nakon toga, ukoliko mislite da je potrebno, ponudite dodatna razjašnjenja. Često duge poruke mogu biti zamorne i svakako smanjuju vjerovatnoću, da će onaj kome je poruka namijenjena, da je i pročita do kraja.

7) Obratite pažnju na način obraćanja

Kada šaljemo poruku, nemamo mogućnosti da koristimo glas ili pokrete tijelom kako bi stvorili dodatnu sliku o tome šta želimo da kažemo. Zbog toga moramo biti pažljivi kada se obraćamo drugima da ne bi došlo do nesporazuma i da vas neko ne bi pogrešno shvatio.

8) Nikada nemojte kritikovati nekoga u poruci

Ukoliko je potrebno, kritika uvijek treba saopštiti usmeno onome kome je namijenjena a ne porukom.

9) Pazite da li treba da odgovorite svima (reply to all)

Dobro pročitajte poruku koju ste dobili i razmislite da li svi koji su uključeni u konverzaciju treba da dobiju odgovor od vas. Ukoliko to nije slučaj, pošaljite poruku samo onim koji treba da je pročitaji. Svi mi i onako dobijamo previše poruka tokom dana.

10) Nikada nemojte da "tužite" nekoga u poruci

Prilično neprikladna stvar jeste da nekog kritikujute u poruci a onda u cc: stavite njegovog nadređenog.

11) Ne koristite često opciju high priority

Kao u priči o pastiru i vuku, kada niko nije vjeroavo pastiru kada je stvarno došao vuk, tako ni vama niko neće vjerovati da je vaša poruka veoma važna ukoliko često koristite opciju high priority.

12) Pazite prilikom prosljeđivanja poruka

Kada proslijedite poruku, sva prethodna konverzacija ostaje u poruci. S obzirom na mnoge stvari koje smo prethodno naveli, prosljeđivanje poruke može izazvati brojne nesporazume. Ovo je posebno slučaj ukoliko sadrži 5 ili više prethodnih konverzacija.

13) Ne korisitite sva velika slova za pisanje riječi

Kada napišete sva velika slova, ljudi stiču utisak da vičete na njih.

14) Uključite sve osobe u konverzaciju

Svakoga koga spomenete ili koga se poruka tiče, treba da uključite u poruku stvaljanjem u jedan od polja to:, cc:, bcc;

15) Nemojte pisati poruku u ljutnji

Kada god ste ljuti i želite da napišete nekom poruku, naš savjet je da to ne uradite. Kasnije ćete biti mnogo zadovoljniji što nijeste napisali i poslali poruku.

16) Obratite pažnju na pravopis

Svi će primijetiti da ste napravili štamparsku grešku. Bez obzira što to može svakome da se desi, ipak na čitaoca poruku može ostaviti loš utisak. Uvijek pročitajte nekoliko puta poruku prije nego što je pošaljete, ili još bolje, neka je pročita vaš kolega.

17) Smanjite broj mogućih konverzacija da bi se postigao dogovor

Ukoliko želite da zakažete sastanak, nemojte poslati poruku tipa: "Kada bi vam odgovaralo da se vidimo?". Mnogo je bolje reći: "Predlažem da se vidimo u utorak, ja mogu bilo kada od 10:00 do 14:00. Molim Vas da mi javite koji termin Vam odgovara u ovom periodu, te ako ne možete tada, kada bi Vama odgovaralo." Prva poruka može da dovede do 5 ili 6 konverzacija prije nego što se postigne dogovor, a druga omogućava da se dogovorite odmah nakon dobijanja odgovora na predlog.

18) Smanjite vjerovatnoću da će vaša poruka završiti u Junku

Kada god je moguće, ne šaljite linkove sa webom u poruci, jer postoji mogućnost da takva poruka završi u Junk odjeljku primaoca. Kada morate da pošaljete link, dobro je poslati i drugu poruku bez linka gdje obavještavate primaoca da provjeri da nije slučajno prethodna poruka otišla u Junk.

19) Ukoliko vam postave pitanja u poruci, odgovorite na njih

Ovo vam može djelovati očigledno. Međutim, koliko ste puta do sada poslali poruku sa nekoliko pitanja, a u odgovoru dobili "sastav" gdje niste dobili niti jedan konkretan odgovor? Da se ovo ne bi dešavalo, vi morate da dajete primjer drugima. Kada dobijete pitanja, odgovorite na svako pitanje konkretno. Možete da probate da odete i korak dalje, te da odgovore na pitanja napišete ispod teksta samog pitanja radi preglednosti.

20) Potpis treba da sadrži sve važne informacije o vama

O potpisu smo već pisali u okviru ovoga bloga.

21) Nemojte koristiti poslovni mail u privatne svrhe

Otvorite svoj privatni e-mail. Besplatno je.

Ukoliko naše predloge smatrate zanimljivim, ovdje možete preuzeti spisak predloga u pdf formatu. Ovaj blog je preuzet s originalne adrese.

( Željko Popović )