Šta da radite kada kasnite na poslovni sastanak

Poštovanje bilo kakve vrste dogovora je jedna od stvari koja može da komunicira kakva ste osoba i kojom možete graditi dugoročne odnose sa ljudima. Dolazak na vrijeme na sastanak jeste poštovanje dogovora i treba da se trudite da uvek dođete na vrijeme.

Međutim, kao što već znate, ovo nije uvijek moguće i nekada će se dogoditi da ne možete stići na vrijeme. Ukoliko je to tako, šteta je već učinjena, ali svakako možete uraditi dosta toga da ona bude minimalna, te da ne narušite odnos sa osobama sa kojima se sastajete.

U nastavku pogledajte šta možete da uradite ako kasnite na poslovni sastanak:

1) Javite na vijreme da kasnite

Kako kaže Guy Kawasaki, loše vijesti treba javiti što je prije moguće. Ukoliko vidite da kasnite, to javite odmah. Nekada će se dogoditi da imate sastanak u 14:00 i da vam već u 10:00 bude jasno da ne možete stići na vrijeme. Međutim, onda odlažete poziv u nadi da će se stvari ipak riješiti i da ćete stići na vrijeme, a to se, barem prema mom iskustvu, skoro nikada ne dogodi. Umjesto toga odmah u 10:00 sati pozovite i kažite da ne možete stići i da je potrebno predložiti novu termin. Dobra stvar je što u ovakvim slučajevima i drugoj strani može odgovarati da se pomjeri sastanak i onda je to situacija gdje svi dobijaju.

Ukoliko ste veće krenuli na sastanak i vidite da kasnite, odmah pozovite i kažite za koliko ćete doći. Dok ovo radite imaćete želju da "skratite" vrijeme, odnosno da kažete da ćete doći prije nego što ćete zaista stići. Nemojte to da radite, već sasvim suprotno, dodajte nekoliko minuta više u odnosno na vrijeme koje očekujete. Na ovakav način, može izgledati da ste ipak ranije stigli nego što ste rekli, bez obzira na to što kasnite.

2) Završite sastanak u skladu sa prethodnim dogovorom

Kao što sam veće rekao, kašnjenje druga osoba može doživjeti kao nepoštovanje njenog vremena. Zbog toga je važno čim dođete na sastanak da pokažete kako to nije tako. Nemojte početi sa opravdanjima zbog čega kasnite jer to nikoga ne zanima. Umjesto toga, pokažite da preuzimate odgovornost za ono što se desilo i da ćete učiniti sve da šteta bude minimalna.

Možete reći nešto kao: "S obzirom da smo krenuli kasnije nego što smo se dogovorili, ja sam osmislio nekoliko stvari za koje mislim da će učiniti da sastanak traje kreće i da se oko svega možemo dogovoriti vrlo brzo."

Da bi ovo zaista bilo tako, treba stvarno da prethodno nešto učinite da bi sastanak bio efikasan i završio se u razumnom roku te svakako bi bilo dobro da traje kraće nego što je planirano.

3) Naučite na osnovu onoga što se dogodilo

Kada se sve završi analizirajte šta se dogodilo i šta možete da uradite da se više takve stvari ne bi događale. Prilikom analize može vam se učiniti da ne možete kontrolisati stvari i da jednostavno niste mogli da predvidite šta će se dogoditi i da kašnjenje nije vaša odgovornost. Međutim, mnogo je bolje za vas i za vašu poslovnu karijere da sve posmatrate kao vašu odgovornost i sebe upitate šta ste mogli da uradite drugačije.

Na primjer, ako je sastanak bio zakazan za 11:00 sati u četvrtak, a vi u 9:00 imate uvijek četvrtkom kolegijm koji se nekada oduži, onda nemojte zakazivati sastanke u 11:00, ili na početku kolegijuma kažite da u 10:00 morate da izađete zbog prethodno dogovorenog sastanka.

==

Kada dođete na vrijeme na satanak, odnosno po mogućnosti malo ranije, odajete utisak ozbiljne osobe koje poštuje svoje vrijeme i vreme drugih. Ukoliko vidite da ne možete stići na vrijeme, reagujte odmah, obavestite da kasnite i potrudite se da sastanak kraće traje kako bi pomjeranje minimalno uticalo na druge. Na ovaj način ćete poslati poruku da ste ipak odovorni i da razmišljate o drugima što je izuzetno važno kada su poslovni odnosi u pitanju.

Preuzeto sa zeljkopopovic.com

( Željko Popović )