Tri stvari iz kojih treba da se sastoji svaki dokument u Excel-u

Da li svaki puta kada treba nešto novo da uradite u Excel-u počinjete od potpuno praznog dokumenta? Znam da sam tako radio godinama i da sam gubio prilično vrijeme u osmišljavanju kako uopšte da započnem. Vremenom, sagledavajući prethodno urađena dokumenta, shvatio sam da u suštini uvijek razmišljam na isti način i da postoje određene stvari koje se ponavljaju u svakom od dokumenata, a vezane su za njihovu strukturu.

Ko prati moj blog, sigurno zna da sam veliki pobornik korišćenja šablona u svakodnevnom radu. Šta je šablon? Šablon je dokument koji jednom napravimo i onda ga stalno koristimo za kreiranje novih dokumenata. Ovakvu taktiku možete primijeniti na Word, PowerPoint ali i na Excel.

U nastavku pogledajte kako možete napraviti šablon u Excel-u koji će vam pomoći da ne počinjete svaki put od potpuno praznog dokumenta, već će vas od samog početka usmjeriti kako treba da razmišlajte i olakšati put do rješenja:

1) Unesite sve podatke koji se neće mijenjati kroz dokument

Kreirajte radni list koji možete nazvati maska, kategorije ili nešto slično. U ovaj radni list unesite sve podatke koji se neće mijenjati kroz dokument.

Primjeri:

• Ljudski resursi, ovdje možete unijeti spisak zaposlenih, vrste ugovora koje imate u kompaniji, odjeljenja koja postoje i slično
• Potrošnja goriva, ovdje možete unijeti spisak vaših vozila i korisnika vozila
• Praćenje prodaje, ovdje možete unijeti spisak agenata prodaje i proizvode koje imate

Kada se pojave novi podaci, kao što je recimo novo vozilo čiju potrošnju goriva želite da pratite, jednostavno ih dodajte u ovaj radni list.

2) Kreirajte tabelu u kojoj ćete unijeti sve podatke na osnovu kojih ćete raditi proračune i analize

Kada smo odredili sve podatke koji se neće mijenjati treba da kreirate radni list koji možete nazvati unos ili nešto slično, gdje ćete sada unositi sve podatke koji su vam neophodni za proračune i analize.

Primjeri:

• Ljudski resursi, tabela može imati sljedeće kolone: ime i prezime zaposlenog, datum početka rada u firmi, odjeljenje u kome radi, visina plate, vrsta ugovora i slično.
• Potrošnja goriva, tabela može imati sljedeće kolone: proizvođač vozila, registarska oznaka, korisnik vozila, datum sipanja goriva, količina goriva i slično
• Praćenje prodaje, tabela može imati sledeće kolone: ime i prezime agenata, naziv proizvoda, datum prodaje, količina, vrednost prodaje i slično

Unošenje podataka u ovu tabelu treba da olakšate povezivanjem sa podacima iz prethodno kreiranog radnog lista. Na primjer, ako unosite nekog agenta prodaje treba da kreirate u toj ćeliji padajući meni na osnovu spisak agenata sa prvog radnog lista iz koga ćete izabrati odgovarajućeg agenta.

3) Realizujte proračune i analize na osnovu unesenih podatka

Nakon što unesemo sve podatke, završni korak je da napravimo proračun ili analizu koja nas zanima. Ovo opet treba uraditi na novom radnom listu koji možemo nazvati analiza, statistika ili slično.

Primjeri:

• Ljudski resursi, odredimo ukupne visine plate po odjeljenjima ili preostali broj dana godišnjeg odmora
• Potrošnja goriva, napravimo pregled potrošnje po vozilima i po korisnicima vozila od početka godine
• Praćenje prodaje, izračunamo koliko je svaki agent prodao proizvoda po mesecima

Proračune možemo realizovati na razne načine, a najlakše ih radimo pivot tabelama ili korišćenjem različitih funkcija i formula koje su nam dostupne u Excel-u.

Sve ove stvari vas učimo tokom Excel radionice, dvodnevne obuke osnovnih i naprednih tehnika Excel-a koju smo pripremili za vas i koja se održava 13. i 14. oktobra u Podgorici u Hotelu Ramada.

Bez obzira na to da li ste početnik ili neko vrijeme već koristie Excel, tokom dva dana ćete naučiti sve što je potrebno da znate kako bi efikasnije obavljali svakodnevne zadatke. Ne propustite povoljnosti rane registracije koja traje do 15. septembra i prijavite se veće danas.

zeljkopopovic@com

( Željko Popović )