Kako pravljenjem šablona u Word-u možete uraditi više za manje vremena

Godinama već koristim šablone kako bi povećao svoju produktivnost. Šta je šablon? To je dokument koji se jednom napravi, i onda se koristi svaki put kada je potreban isti ili sličan dokument.

Na primer, prethodnih 7 godina sam jednom mesečno kreirao izveštaj o radu odeljenja prodaje. Prvih nekoliko sam radio tako što sam uvek počinjao od praznog dokumenta u Wordu. Posle određenog vremena sam uvideo sam da je više od polovine izveštaja uvek isto, i da mi je mnogo lakše da počnem od izveštaja koji sam već napravio za prethodni mesec. Međutim, dešavalo mi se da zaboravim da promenim neki podatak, nakon čega sam odlučio da formiram šablon koji će imati sve elemente izveštaja, ali ne i podatke, što se ispostavilo kao najbolje rešenje.

Prednosti pravljenja ovakvih šablona:

• Štedite svoje vreme jer ne počinjete od praznog dokumenta
• Smanjujte mogućnost da zaboravite nešto da unesete
• Brže radite, jer vas šablon na neki način vodi kroz dokument i usmerava vas šta treba da uradite sledeće
• Čuvate energiju za mnogo važnije stvari

Naravno, ostaje pitanja kako da odlučite o tome za koja dokumenta ćete praviti šablone?

Predlažem sledeće korake:

• Napišite sve zadatke koje se ponavljaju u određenim, relativno čestim vremenskim intervalima
• Za svaki od zadataka napravite listu dokumenata koje kreirate da bi ih završili
• Pronađite po jedan dokument za koji vam se čini da ste ga najbolkje uradili
• Kreirajte šablon od njega koji ćete onda stalno koristiti
• Šablone smestite u jedan folder na vašem računaru tako da su vam lako dostupni

Ovo se odnosi na stvari koje ste do sada radili. Međutim, šta je sa novim projektima? Predlažem da svaki put kada nešto radite, sebe upitate "Da li ću ovo raditi ponovo?" i ako je odgovor da, treba da razmislite o tome da napravite šablon.

Većinu šablona koje koristim sam napravio u Wordu, a kompletan spisak sa preko 20 šablona možete preuzeti ovde, kako bi možda dobili ideje za vaše preduzeće.

Mnogo više detalja o pravljenju šablona ćete naučiti tokom naše jednodnevne obuke Word-primena u biznisu koju organizujemo zajedno sa Biznis akademijom Vijesti. Obuka se sastoji iz prezentacije i radionice.

Tokom prezentacije ćemo se detaljno baviti procedurama za pravljenja šablona i kako da ih iskoristite za povećanje produktivnosti, nakon čega ćemo vas upoznati sa najkorisnijim mogućnostima Word-a tokom naredna 2 modula. Tokom radionice ćemo napraviti 2 kompletna dokumenta, jednu ponudu i jedna izveštaj, koristeći šablone i tehnike koje ćemo predstaviti tokom prezentacije. Ukoliko želite, na obuku se možete prijaviti ovde, a više detalja možete saznati ovde.

Pitanje za vas: Da li vi imate predloge za kreiranje šablona koje možemo koristiti svakodnevno? Komentare možete ostaviti ispod.

zeljkopopovic.com

( Željko Popović )