Kako se pripremiti za sastanak koji mi organizujemo

Da li vam se nekada dogodilo da organizujete sastanak za koji se niste pripremili? U određenim slučaju takva situacija se teško može izbjeći, ali najčešće imamo dovoljno vremena da se pripremimo, ali ponekad to jednostavno ne uradimo jer mislimo da sve imamo u glavi i da nije potrebno odvojiti vrijeme za pripremu. Sastanci mogu biti veliko gubljenje vremena, a najveću odgovornost ima onaj koji ih organizuje. U odličnoj knjizi Rework, Džejson Fried primjećuje da ukoliko imate 6 ljudi na sastanku koji traje 30 minuta, to nije 30 minuta trajanja sastanka, već 6 puta po 30 minuta radnog vremena svakog od zaposlenih. Međutim, dobra priprema će učiniti sastanak efikasnijim, što je posebno važno za vas koji ga organizujete. U nastavku pogledajte moje predloge kako to da uradite:

1) Sagledajte sve stvari koje su prethodile sastanku

Ovdje mislim na sve ono što može biti važno za sastanak koji organizujete:

• Dogovori i zadaci sa prethodnih sastanaka
• Dokumenta
• Komunikacija iz prethodnog perioda

Sve prikupite na jedno mjesto, sagledajte i napravite kratak rezime. Ovo je odličan način da uočite da li vam je sve jasno, te da li vi dugujete nekome nešto u smislu da niste završili a obećali ste, i da li neko duguje nešto vama. Pokušajte da završite prije sastanke sve što ste vi obećali i ohrabrite druge da učine isto.

Primjer rezimea: Zakazao sam sastanak mail-om i sve kolege su prihvatile. Ostalo je 2 zadataka da završim, što planiram da uradim u narednih nekoliko dana. Pregledajući dokumentaciju, zaključio sam da nemam izvještaj za prethodni mesec i to moram da tražim od kolege. Nije mi jasan sadržaj mail-a koji sam dobio juče, i to moram detaljnije da pogledam i napravim zabilješke za sastanak.

2) Razjasnite očekivani ishod sastanka

Ovo je mjesto gdje većina sastanaka doživljava neuspjeh, uglavnom zbog manjka pripreme organizatora i ostalih učesnika. Predlažem vam da u nekoliko bočkica navedete šta želite da bude očekivani ishod sastanka, i onda da te bočkice ponesete sa sobom da vam budu stalno pred očima kao neka vrsta vodiča. Tokom sastanka će doći trenutak kada će konvezacija skrenuti sa puta i ako vi kao organizator niste u stanju da to primetite, nećete biti efikasni koliko bi željeli. Očekivane ishode napišite u prošlom vremenu, odnosno kao da su se već dogodili.

Primjer očekivanih ishoda:

• Dogovorili smo se šta treba da se izmijeni na slajdovima za prezentaciju i do kada je to potrebno uraditi
• Definisali smo koga ćemo sve pozvati na prezentaciju​
• Odredili smo odgovorne za organizaciju samog događaja

3) Napravite listu stvari koje treba da ponesete na sastanak

Opet u formi bočkica navedite sve što će vam biti potrebno za sastanak kako ne bi nešto zaboravili. Razmislite o stvarima koje treba da štampate za sve prisutne, jer je za to nekada potrebno više vremena. Ukoliko niste sigurni da li treba da ponesete neki dokument, samo pročitaje prethodno izlistane očekivane ishode i upitajte se da li taj dokument doprinosi njima ili ne.

Primer liste stvari:

• Rokovnik i olovka
• Izvještaj za prethodni mjesec za sve prisutne (6 primjeraka)
• Pregled zadataka
• Mail od juče koji je potrebno dodatno razjasniti (6 primjeraka)

Da biste povećali efikasnost sastanka koji organizujete potrebno je vrijeme, a jedan od načina da postanete bolji u organizaciji jeste da posle svakog sastanka upitate sebe "Šta sam mogao da drugačije?".

zeljkopopovic.com

( Željko Popović )