Pre nekoliko nedelja smo učestvovali na jednom međunarodnom tenderu na kome se sva dokumentacija predavala elektronski. Finansijski deo ponude je trebalo zapakovati i zaštiti šifrom kako bi mogao da se otvori tek nakon što se proveri tehnički deo ponude.
Pored prethodno opisane situacije, može vam se desiti da treba elektronskom poštom da pošaljete neki ugovor koji sadrži poverljive podatke, ili cene koje su specijalno namenjene onome kome ih šaljete. U nastavku možete pročitati na koji način možete poslati bilo kakav dokument elektronskom poštom, a da budete sigurni da će moći da ga otvori samo onaj kome je taj dokument namenjen:
1) Preuzmite program za arhiviranje i instalirajte ga
Ja preporučujem da preuzmete besplatan program 7zip . Više o ovom programu, kao i ostalim programima koji vam mogu biti vrlo korisni možete pročitati u knjizi 51 besplatan alat za vaš PC.
2) Osmislite šifru za raspakivanje dokumenta
Možete je osmisliti sami ili koristiti neki od besplatnih alata koji se mogu pronaći na Internetu. Ovi besplatni alati su vrlo korisni jer vam omogućavaju da izaberete koji će karakteri da se koriste u šiframa i koje će dužine biti šifra.
3) Arhivirajte dokument i zaštitite ga šifrom
Procedura za ovaj korak će se razlikovati u zavisnosti od toga koji program korsitite, ali ako se odlučite za 7zip, to izgleda ovako:
Startujte program 7zip
Sada će se otvoriti prozor u okviru koga treba da pronađete dokument koji želite da arhivirate i kliknete na njega jednom levim dugmetom miša kako bi ga izabrali
Nakon toga kliknite na dugme Add koje se nalazi gore levo i ima veliki zeleni znak +
Sada treba da unesete šifru koju ste prethodno pripremili u delu Encryption. Ovo radite tako što ukucate šifru u okviru polja Enter password, i to ponovite u polju Reneter password.
Prilikom unosa, možete izabrati opciju da se prikazuje ono što kucate tako što izabereteShow password. U ovom slučaju nećete morati da 2 puta unosite šifru.
4) Proverite da li možete da otpakujete dokument
Uvek postoji mogućnost da pogrešno ukucate šifru. Zbog toga je vrlo važno da još jednom proveriti da li je sve u redu pre slanja i da li dokument može da se otpakuje šifrom koju ste odredili.
5) Pošaljite zapakovan dokument elektronskom poštom
Sada je još potrebno da pošaljete dokument koji ste zapakovali kao prilog u poruci elektronske pošte.
6) Obavestite primaoca dokumenta o šifri
Ovo bi trebalo da uradite na jedan od sledećih načina:
Predate primaocu lično šifru napisanu na papiru
Pošaljete šifru SMS porukom
Pošaljete šifru elektronskom poštom "sakrivenu" u određenom delu poruke oko čega se prethodno dogovorite
7) Sačuvajte šifru dok vam primalac dokumenta ne javi da je sve u redu
S obzirom da ne znate šta sve može da se dogodi, preporučujem da šačuvate šifru do trenutka dok vam primaoc ne potvrdi da je sve OK.
Bonus video:
