Prije izvjesnog vremena me je jedan poslovni partner zamolio da napravim prezentaciju, kojom je želio da prikaže rezultate istraživanja koje je napravio. Rekao mi je koji je željeni rok i obojica smo mislili da smo se brzo dogovorili oko svega...
Međutim, kada mi je poslao materijal za prezentaciju, rekao mi je da nedostaje dio podataka koji će mi poslati narednih dana. Ja sam bez obzira na to započeo pravljenje slajdova i brzo mu poslao prvu verziju. Kada smo je pregledali, zaključili smo da najvažnija grupa dijagrama treba da bude potpuno drugačijeg tipa od onoga koji sam ja napravio (stubasti umjesto kružnih). Napravio sam drugu verziju prezentacije i nakon što smo je ponovo pregledali, zaključili smo da opet nije dobra najvažnija grupa dijagrama, jer nisu prikazani procenti zajedno sa brojevima. Da bi se dodali procenti, morao sam da pravim potpuno nove tabele, jer nije tako jednostavno prikazati i brojeve i procente na stubastim dijagramima.
Izrada slajdova je trajala mnogo duže nego što je trebalo. Razlog za to je što se nismo oko svega dobro dogovorili na početku, bez obzira na obostrane dobre namjere koje smo imali. Da se ovakve stavri ne bi dešavale vama, predlažem da imate spremne odgovore na sljedećih 5 pitanja kada sljedeći put počnete da pravite prezentaciju:
1.Koji je krajnji rok da slajdovi budu napravljeni?
Prosječno vrijeme potrebno za pravljenje dobre prezentacije iznosi 20 sati rada. U povoljnoj situaciji za vas bi trebalo da imate najmanje 5 ili 6 dana vremena. Bilo bi dobro da prvu verziju isporučite kroz 3 dana, kako bi bilo vremena za eventualne korekcije (kojih će sigurno biti :-) ).
2. Koju priču treba da ispričaju slajdovi?
Slajdovi treba da budu poređani redosljedom koji će ispričati određenu priču. Na primjer, ukoliko želimo da napravimo prezentaciju koja će pokazati da je naš proizvod bolji od sličnih dostupnih na tržištu, slajdove treba da formiramo sljedećim redosljedom:
grupa slajdova će opisati problem koji se rešava našim proizvodom
grupa slajdova će predstaviti slične proizvode koji već postoje i načine na koji oni rešavaju opisani problem
grupa slajdova će predstaviti naš proizvodi i objasniti na koji način on rešava opisani problem
grupa slajdova će pokazati zbog čega je način na koji se rešava problem našim proizvodom efikasniji i bolji od ostalih
Ukoliko ne znamo koja je poenta prezentacije i kako se do te poente dolazi, vrlo teško ćemo složiti slajdove na pravi i način. Zbog toga je vrlo važno da znamo koju priču treba da ispričamo.
3. Da li imate sve potrebne podatke?
Vrlo je važni imati sve potrebne podatke prije nego što počnete sa izradom slajdova. Ukoliko krenete da radite bez svih podataka, može se desiti da naknadno morate da mijenjate već napravljene slajdova ili da neke slajdove potpuno izbacite, što u oba slučaja može predstavljati veliko gubljenje vremena.
4. Šta od informacija treba prikazati na dijagramima?
Da bi znali koji oblik dijagrama treba da koristite, između ostalog treba da znate koje podatke treba da prikažete. Stubasti dijagrami, za razliku od kružnih, ne mogu prikazati u isto vrijeme i brojeve i procente tako jednostavno. Za ove potrebe koristite posebnu grupu stubastih dijagrama, tzv Stacked Column. Nekada ćete trebati posebno da istaknete određene vrijednosti, što je mnogo lakše uraditi na stubastim dijagramima nego na kružnim.
5. Da li postoji određeni šablon za izgled slajdova koji treba koristiti?
Ukoliko pravite prezentaciju za drugoga, obavezno provjerite da li već postoji pripremljen šablon za izgled slajdova. Pozadina slajdova će odrediti boje koje ćete koristiti za tekst, dijagrame i za sve ostalo. Nekada je potrebno da pozadina slajdova bude u određenoj kombinaciji boja. Slajdovi sa dijagramima mogu imati drugačiju pozadinu od onih sa tabelama i tekstom. Isto važi i za slajdova sa naslovima cjelina.
Spisak pitanja koji će vam olakšati rad na sljedećoj prezentaciji napravljen kao slajd u PowerPoint možete preuzeti na blogu 2BI.
Bonus video:
