Kada radite, jedna od nezaobilaznih stvari su sastanci. Sastanci često mogu biti gubljenje vremena, ali kada im već prisustvujete, treba da se trudite da izvučete maksimum iz provedenog vremena a najbolji način za to jeste da pišete beleške. Sada se verovatno pitate zbog čega da pišete beleške kada većina ljudi to ne radi?
Zbog toga što će vam to omogućiti da kasnije lakše prođete kroz sve stvari koje su spomenute na sastanku, izdvojite zadatke za vas ili za članove vašeg tima, te naučite nešto novo. U nastavku pogledajte kako možete sve ovo uraditi na najefikasnij način:
1) Izaberite alat
Beleške tokom sastanka možete zapisivati na nekoliko načina, a ja preporučujem rokovnik i olovku. Najbolje je ako imate rokovnik koji vam služi isključivo za ovakve stvari. Možete poneti i papir i olovku ali onda rizikujete da izgledate kao da ste to pokupili "usput" jer se niste setili da treba da ponesete papir i olovku. Računar takođe možete koristiti ali je problem sa zapisivanjem beležaka na ovaj način što ostali mogu da posmisle da radite nešto drugo usput dok traje sastanak, kao što je odgovaranje na mailove. Ostaje još i mobilni telefon, koji je verovatno najlošija varijanta zbog velikog broja notifikacija koje će se pojavljivati tokom sastanka i koje će vas ometati da se potpuno posvetite onome o čemu se razgovara.
2) Zapišite sve stvari za koje zaključite da su važne
Šta ćete zapisivati tokom sastanka zavisi isključivo od vas kao i to koliko će vam beleške biti korisne kasnije. Kvaliet beleški naravno zavisi od toga šta ste sve zapisali i posle određenog vremena ćete verovatno postati sve bolji u tome. Stvar je u tome da ne treba da zapisujete samo šta je neko rekao, već i sve ostale stvari koje će vam pomoći da bolje razumete kontekst. U nastavku možete pogledati pregled svega što zapisujem na sastancima. Naravno ne zapisujem svaki put sve ove stvari, ali obavezne barem neke od njih:
Šta je rečeno
Na koji način je nešto rečeno
Koja su pitanja postavljena, kada su usledila i koji su odgovori
Kako se neko ponašao na sastanku i šta se dogodilo tokom sastanka zbog toga
Šta sam zaključio nezavisno od onoga što je rečeno u tom trenutku
Zanimljiva priča koju je neko spomenuo
Crtež ili dijagram koji je predstavljen
Kako je otvoren sastanak
Kako je zatvoren sastanak
3) Stavljajte oznake kako biste se lakše snašli kasnije kada prolazite kroz njih
Kada god nešto zapisujem ostavim oko 1cm mesta sa leve strane kako bih mogao da stavim oznake koje će mi omogućiti da lakše prođem kroz beleške kasnije. Ovo se vremenom pokazalo vrlo korisnim jer lako zaboravljam stvari i ukoliko ne stavim dodatne oznake teško ću se setiti na šta se odnosilo nešto što sam zabeležio. U nastavku pogledajte pregled oznaka koje korisitim i čemu služe:
(*) Zvezdica - Kada zapišem nešto važno što nije rekao neko iz mog tima onda stavljam znak *. Važne stvari koje je rekao neko iz mog tima nemaju bilo kakav predznak u ovom smislu i onda znam da se ne odnose na klijenta ili bilo koga drugog ko je prisustvovao na sastanku
( [] ) Kvadrat - Važna stvar koju treba dodatno da razmotrim i koja zahteva pažnju i nakon sastanka. Ovo se može odnositi i na nešti što je rekao neko iz moga tima kao i na bilo koga drugoga
(?) Znak pitanja - Kada nešto nisam razumeo, ili mi se čini da sam možda razumeo na pogrešan način. Često stavim ovu oznaku kada postavim pitanje na sastanku da mi neko nešto dodatno razjasni a onda ne dobijem zadovoljavajući odgovor
(o) Krug - Ukoliko trebam nekom drugom da dodelim kao zadatak stvar koju sam zapisao
(=>) Strelica - Ukoliko treba sebi da dodelim kao zadatak stvar koju sam zapisao
Ukoliko želite možete da imate kod sebe spisak stvari koje zapisujem na sastancima kao i pregled simbola koje koristim možete ga preuzeti u PDF-u ovde.
4) Odvojite vreme da prođete kroz beleške
Ovo je ključna stvar. Znam dosta ljudi koji zapisuju stvari na sastanku i više nikada ne prođu kroz njih kasnije. Na ovaj način se gubi odlična prilika da se nešto nauči, te da se izdvoje sve obaveze koje su proistekle iz sastanka. Ukoliko mogu, kroz beleške prolazim odmah nakon sastanka. Ako nisam u mogućnosti, onda to uradim na kraju radnog dana, a ako ne mogu ni tada onda prvom prilikom kada imam vremena. Moja procedura je sledeća:
Otvorim Google docs kome dam ime u zavisnosti od konteksta sastanka i često dodam i datum kada se sastanak održao
Onda prekucavam sve što sam zapisao kao niz buleta (bočkica) uz dodatne komentare u zavisnosti od znakova koje sam stavio i o kojima sam pisao u prethodnoj stavci
Zapisujem zadatke za mene kao i za ostale članove tima u program za upravljanje zadacima, što je u ovom trenutku Asana
Smeštam bilo kakav dodatni materijal ukoliko postoji zajedno sa zapsinikom na Google Drive u isti folder gde je i zapisnik sa sastanka pri čemu linkove vezano za ovaj materijal smeštam u prethodno otvoreni Google Docs gde sam prekucao beleške
Hteo bih da napomenem da je prethodno iznesen proces samo jedan od načina, i da sam proces nije toliko bitan koliko je važno da to zaista i radite.
Sledeće akcije
Pogledajte kada imate sledeći sastanak i pripremite se da pišete beleške na tom sastanku
Zapišite beleške na tom sastanku i prođite kroz njih što je pre moguće
Besplatni resurs za vas
Ukoliko želite možete da imate kod sebe spisak stvari koje zapisujem na sastancima kao i pregled simbola koje koristim možete ga preuzeti u PDF-u ovde.
Preuzeto sa zeljkopopovic.com
Bonus video:
