Ukoliko radite sa klijentima na projektima koji mogu trajati neko određeno vreme, velika je verovatnoća da ćete komunicirati relativno često vezano za sve stvari koje treba da se završe. Kada kažem komunikacija ne mislim samo na razgovor, već i na razmenu dokumenata. Nekada ovo može biti izazovno, posebno ako je uključeno više članova tima sa vaše strane kao i sa strane klijenta.
Tokom komunikacije morate da pazite šta sme da se komunicira a šta ne sme, koja dokumenata se mogu razmenjivati, a pored toga treba da obratite pažnju i na sam ton komunikacije.
U nastavku pogledajte moje predloge o tome kako možete uspešno istovremeno komunicirati sa klijentima i sa članovima tima:
1) Odredite kanal komunikacije
Prvo što svakako treba da uradite jeste da odredite kanal komunikacije. Danas su dostupni razni alati i vi treba da izaberete onaj koji vama najviše odgovara. U nastavku su moji predlozi zajedno sa kratkim pregledom prednosti i nedostataka:
Elektronska pošta
Najmanje dobar način da komunicirate jer je teško organizovanu čuvati svu komunikaciju. Posebno može biti problem kada je potrebno pretražiti nešto što je prethodno dogovoreno, a dodatno se komplikuje situacija ako je više ljudi uključeno u dogovor. Dobra strana je što danas praktično svi znaju do koriste elektronsku poštu i nije potreban bilo kakav dodatni rad da bi započeli komunikaciju.
Viber
Vrlo popularan alat o kome sam već pisao na ovom blogu. Glavni nedostatak je nemogućnost brze pretrage prethodnih komunikacija. Pored toga, ovaj kanal se nalazi zajedno sa ostalim kanalima gde pričate sa porodicom i prijateljima, te je vrlo moguće poslati poruku na pogrešno mesto. Prednost je što slično kao i elektronska pošta, danas svi znaju da koriste Viber, i vrlo je jednostavno razmenjivati dokumenta.
Slack
Slack je alat koji mi koristimo, i koje je mnogo bolji od elektronske pošte kao i Vibera. Najveća prednost je što je moguće kreirati više kanala ukoliko je potrebno, kao i odlična mogućnost pretrage, što je možda i ključna razlika u odnosu na prethodne alate. Nedostatak je što za sada vrlo mali broj preduzeća koristi ovu aplikaciju, i verovatno biste trebali da obučavate klijenta ukoliko želite da počne da je koristi.
2) Dogovorite pravila komunikacije unutar tima
Važno je pre nego što započnete zajedničku komunikaciju sa klijentom prethodno sve dogovoriti sa timom:
Način komuniciranja
Utvrdite na koji način ćete komunicirati, u smislu šta je ono što se može reći u zajedničkoj komunikaciji a šta ne sme. Na primer, da li klijent treba da zna za neki problem koji imate trenutno ili ne, te ako treba da zna, na koji način to treba komunicirati
Koja vrsta dokumenata se razmenjuje
Verovatno ćete kreirati dosta dokumentacije tokom rada na projektu i važno je prethodno definisati šta od dokumentacije možete poslati klijentu a šta ne možete. Na primer, verovatno ne možete poslati zapisnik sa internog sastanaka gde ste razmatrali sledeće korake koje tek treba da predložite.
3) Dogovorite pravila komunikacije sa klijentom
Kao i za većinu drugih stvari kada je u pitanju odnos sa klijentom uvek je dobro očekivanja postaviti unapred kako u pogledu vremena kada je dostupan za komunikaciju tako i vezano za koje stvari ga možete kontaktirati:
U koje vreme je dostupan za komunikaciju
Tokom rada ćete verovatno doći često u iskušenje da pošaljete neki dokument klijentu ili da ga nešto pitate, a da niste sigurni da li je prikladno vreme da to uradite, što može biti slučaj ako je recimo 7 uveče. Zbog toga je dobro ove stvari definisati unapred i pitati klijenta u koje vreme ga možete kontaktirati.
Za koje stvari se koristi kanal
Unapred definišite očekivanja u smislu oko kojih stvari vam klijent može pomoći a oko kojih morate sami da se snađete. Na ovaj način ćete skinuti sa sebe odgovornost ukoliko na primer ne dobijete neko vreme odgovor od klijenta vezano za nešto zbog čega ne možete raditi dalje, a prethodno ste dogovorili da on mora da odobri takvu vrstu stvari.
4) Učinite komunikaciju ozbiljnom ali i zabavnom
Ne znam za vas, ali je meni vrlo teško da koristim bilo koji alat koji nije zabavan. Pri čemu, zabavno ne znači neozbiljno, i u tom smislu možete razmisliti o različitim načinima da ozbiljnu komunikaciju učinite i zabavnom.
Razmlite o profilnim slikama
Svi alati koje sam prethodno pobrojali omogućavaju da postavite profilnu sliku. Profilna slika doprinosi živosti komunikacije. Ukoliko imate mogućnost stavite sliku na kojoj ste nasmejani...
Povremeno nametnite temu koja nema veze sa poslom
Klijenti, kao uostalom i svi mi, vole povremeno da naprave pauzu od posla. Zbog toga je dobor povremeno “opustiti” atmosferu uvođenjem neke teme koja nema baš mnogo veze sa poslom. Obićno je (barem u mom slučaju :-) ) hrana odličan izbor.
Komunicirajte kratkim rečenicama koje imaju jasnu svrhu
Ovo je možda i najteža stvar za naučiti, ali jasna i kratka komunikacija je nešto što će svi ceniti. U slučaju da vam nešto treba to tražite u prvoj rečenici, a posle, ukoliko je potrebno dajte dodatna objašnjenja.
==
Komunicirati istovremeno sa klijentima i članovima tima nije jednostavno i potrebno je određeno vreme da stvari "legnu" na svoje mesto. Jedna od stvari koja može da vam pomogne jeste da postanete vrlo vešte u pismenoj komunikaciji, za šta je svakako potrebna vežba.
Sledeći koraci:
- Razmislite da li postoje neki projekti koji su u toku i na koje bi mogli primeniti stvari o kojima sam pisao prethodno
- Prilagodite ideje koje sam prethodno izneo vašem konkretnom slučaju i učinite da na najbolji način rade za vas
- Objave povezane sa temom ovog bloga:
- Zbog čega koristimo Slack a ne e-mail za komunikaciju u okviru tima
- 8 online alata koje koristimo za poslovanje
- Kako da dobijete brži odgovor na mail koji ste poslali
- Tajni razgovori i još nekoliko stvari koje nam je donela nova verzija Viber-a
Bonus video:
