Ukoliko ste zaključili da treba da idete na službeno putovanje, i to želite da predložite pretpostavljenom, dobro je da pripremite formalni predlog. Predlog treba da bude kratak, svakako na jednoj stranici, te da odgovori na sledeća pitanja:
- Koji su razlozi zbog kojih se odlazi na put?
- Koje poslovne ciljeve želite da ostvarite?
- Koliko je ulaganje novčano i u ljudskim resursima?
U nastavku pogledajte kako možete napraviti ovakav predlog:
1. Navedite termin, lokaciju i način transporta koji ćete koristiti
Počnite tako što ćete navesti termin kada želite da idete na put, te gde želite da idete i koji način transporta ćete koristiti. Ukoliko planirate da idete autom, termin treba da odgovara trenutku kada preuzimate službeno auto, jer od tada počinjete da koristite resurse vašeg preduzeća za put. Ukoliko planirate da krenete rano ujutru, a auto preuzimate prethodno veče, to navedite u predlogu da se zna od kada auto neće dostupan za druge zaposlene.
Ukoliko putujete avionom, navedite trenutak od kada krećete na aerodorm, opet iz razloga što od tada verovatno niste na raspolaganju za druge poslovne aktivnosti.
2. Navedite zaposlene koji će ići na put
Sledeće što treba da navedete jeste spisak zaposlenih koji će ići na putovanje. Ovo je važno zbog ukupne procene koliko resursa se ulaže u put, jer ako idu 2 zaposlena i ako put traje 2 dana, to znači da će se u službeni put uložiti 4 čovek dana.
3. Navedite razloge zbog kojih idete na put
Ovde je potrebno vrlo kratko, najbolje u formi "bočkica" navesti nekoliko razloga zbog čega idete na put. Ukoliko imate problema da ovo sastavite, možda i ne postoje dobri razlozi da krećete uopšte. Dakle, ovaj deo je neka vrsta testa koja treba da odgovori na pitanje - Da li treba da idemo na put?
Primer:
- Sastanak sa firmom XYZ iz Beograda na kome će se predstaviti naše softversko rešenje
- Sastanak sa konsultantom Marijom, vlasnicom firme XYZ vezano za dogovor oko njenog angažovanja na promovisanju našeg programa
- Razmatranje utisaka primene našeg rešenja u firmi XYZ 2
- Sastanak sa Minom i Rajkom vezano za dalje akcije u Beogradu, Kragujevcu i Srbiji
4. Navedite očekivane ishode
Kao i sve što radite, odlazak na službeni put treba da ima unapred postavljene ciljeve koji bi trebalo da se ostvare i koji treba da opravdaju razloge koje ste prethodno naveli. U ovom delu, opet najbolje u formi "bočkica" navedite merljive ciljeve koje želite da ostvarite putovanjem.
Prednost ispisivanja ovih ciljeva je i u tome što ćete tokom samog puta imatu jasniju sliku šta treba da ostvarite, te kako da donesete određene odluke kada možda u prvom trenutku niste sigurni šta treba da uradite.
Primer:
- Predata ponuda firmi XYZ za implementaciju Softvera i dogovoren sledeći sastanak
- Napravljen dogovor sa Marijom vezano za to da nas preporučuje i potpisan ugovor o saradnji
- Razmotrena primena našeg rešenja u firmi XYZ 2, kreiran zapisnik i dogovoreni sledeći koraci
- Napravljen plan akcija za narednih mesec dana sa Minom i Rajkom
5. Izračunajte sve očekivane troškove
Na kraju, navedite sve očekivane troškove odlaska na put. Možete troškove navesti u formi tabele ukoliko ih ima više, ili opet kao i prethodne stavke u vidu "bočkica". Kada navodite troškove dobro razmislite da li ste sve predvideli, jer ne bi valjalo da se pojave novi troškovi nakon što predate pretpostavljenima predlog za službeni put.
Ovde treba da uključite trošak transporta, odsedanja u hotelu, dnevnica za zaposlene, ishrane te sve ostale troškove ukoliko postoje (karte za ulazak na sajam, organizovanje prezentacije i slično). Pored materijalnih troškova, ovde treba uključiti i ulaganje u ljudske resurse, odnosno navesti broj čovek dana koji se ulažu u putovanje.
Primer:
- Gorivo 70€
- Dnevnice za zaposlene 2x50€ = 100€
- Spavanje u hotelu 2x60€ = 120€
- Organizovanje poslovnog ručka 60€
- 4 čovek dana su na putu (put traje 2 dana i idu 2 zaposlena)
Ukupno 350 € + 4 čovek dana
==
Predlog za službeno putovanje je dokument koji treba da vam posluži da razmislite da li uopšte treba da idete na put, te da vam pomogne da definišete ciljeve koje želite da ostavrite ukoliko zaključite da je potrebno da odete.
Šablon u PDF-u - Predlog službenog putovanja možete preuzeti ovde.
Preuzeto sa zeljkopopovic.com
Bonus video:
