Proteklih skoro 10 godina sam pokušavao na različite načine da koristim kalendar da bih organizovao sebe i uspeo da uradim sve što želim. Kalendar sam uglavnom koristio tako što sam svaki dan upisivao sve zadatake koje treba da obavim, u vremenskim periodima kada sam planirao da ih realizujem. Međutim, ispostavilo se da je moj dan previše dinamičan, i skoro svakodnevno sam prepisivao nerealizovane obaveze za sledeći dan.
Onda sam pročitao knjigu Getting things done u kojoj David Alen objašnjava da kalendaru treba da pristupamo na sledeći način:
"U mom doživljaju, kalendar bi trebalo da bude posvećeno tle. Ako tu nešto zabeležite, morate to da uradite ili tog dana ili nikada. Jedino što treba da prepisujete jeste promena termina zakazanog sastanka."
Od tog trenutka je kalendar prestao da bude mesto u kojem zapisujem sve zadatke koje treba da uradim određenog dana i postao dopunski alat za planiranje u kojem upisujem samo određene stvari. Ovakav sistem korišćenja kalendara se pokazao boljim iz 3 razloga:
- Prestao sam da konstantno prepisujem obaveze koje nisam stigao da završim, što je bilo prilično obeshrabrujuće i uzimalo je dosta vremena
- Lakše sam mogao da uočim prioritetne obaveze za određeni dan koje moraju da se realizuju jer su bile izdvojene u kalendaru i nisu bile zajedno sa ostali, manje važnim zadacima
- Bolje sam mogao da sagledam sopstvene mogućnosti kada sam planirao nedelju jer sam ispred sebe imao već prethodno unesene obaveze koje moraju da se obave određenog dana
U nastavku pogledajte kako koristim kalendar za planiranje svojih obaveza i koje stvari upisujem u njega:
1) Događaji koji su vezani za određeni datum i određeno vreme
U najvećem broju slučajeva ovo su sastanci kojima treba da prisustvujem i koji se odigravaju određenog dana u određeno vreme. Međutim, osim sastanak ovo mogu biti i drugi događaji kao što su seminari, treninzi koje treba da držim, ali i ostali događaji koji ne moraju nužno biti vezani za posao kao što su rođendani, večere ili planirani odlazak u bioskop što je moja omiljena aktivnost :-). Obično zajedno sa opisom događaja u kalendar upišem i druge stvari koje mi mogu biti važne kao što je adresa gde se događaj odigrava, podsetnik ukoliko nešto treba da ponesem, te brojevi telefona osoba sa kojima se sastajem.
2) Događaji koji su vezani za određeni datum ali ne i vreme
Postoje događaji ili aktivnosti koji su vezani za određeni dan, ali ne nužno i za određeno vreme. Ovo mogu biti zadaci koje treba obaviti određenog dana, ili krajnji rokovi da se realizuju određene aktivnosti kao što je registracija vozila, predaje tenderske dokumentacije ili plaćanje PDV-a. S obzirom da ovi događaju nemaju tačno vreme kada se realizuju, ako koristite digitalne kalendare možete ih upisati kao "All day event" odnosno dogaaje koji su vezani za dan a ne za vreme.
3) Stvari koje utiču na planiranje nedelje ili dana
Ovde mislim na stvari koje mogu uticati na akivnosti koje želite da realizujete u narednom periodu. To mogu biti različiti praznici, neradni dani ali i periodi kada idete na odmor ili ste odsutni usled odlaska na službeni put. Ove događaje takođe upisujem kao "All day event" u svom kalendaru, odnosno događaje koji su vezani za određeni dan ali ne i vreme..
Kada sam počeo da primenjujem ovaj sistem, nekako mi se činilo da kalendar mojih obaveza deluje siromašno jer sam unosio jednu, dve ili tri obaveze tokom dana. Međutim, nakon određenog vremena, počeo je da daje rezultate, posebno što sam listu dnevnih zadataka izdvojio na drugo mesto, o čemu ću pričati u nekom od sledećih blogova.
Bonus video:
