Često mislimo da bismo postigli više, treba da imamo još malo vremena, ali svima nam je dato istih 24h u danu, 168 sati u nedjelji, oko 672 sati u mjesecu. Međutim, šta svako od nas uradi sa tim vremenom potpuno je različito.
Optimizacija vremena i resursa posebno je važna vlasnicima malih i srednjih biznisa. Nekada vrijeme „pojedu“ zadaci koji su obavezni a nisu strateški važni.
Zbog toga o tome kako da vlasnici malih i srednjih biznisa optimizuju poslovanje i da oni i njihovi zaposleni za kraće vrijeme postignu više razgovaramo sa Željkom Popovićem, direktorom prodaje u domaćoj IT kompaniji Data Design i stručnjakom za produktivnost.
Šta su najveći problemi vlasnika malih i srednjih preduzeća kada je riječ o organizaciji vremena?
Kao vlasnik malog ili srednjeg biznisa, ako još uvek nemate u potpunosti razvijene i strukturirane sve sektore koje poslovanje treba da ima – HR, finansije, računovodstvo, prodaja itd., onda se vjerovatno i sami povremeno bavite tim pitanjima. Kako se sada to moderno kaže, nosite više šešira. To vam oduzima vrijeme a krade radost i kreativnost jer to su obično dosadni, administrativni poslovi.
Zbog toga vam ostane manje energije za strateške stvari ali i manje vremena za porodicu, prijatelje i stvari koje su vam važne van posla.
Ako imate zaposlene na tim pozicijama, u interesu vam je da oni mogu da stignu da urade sve što treba i da vama obezbijede potrebne informacije i izvještaje na vreme.
Istraživanje koje je radila Starling banka u Velikoj Britaniji kaže da vlasnik mikro kompanije troši oko 15 sati nedeljno na finansijsku administraciju. Slični su rezultati i za mala preduzeća. To je vrijeme koje bi moglo da se optimizuje i iskoristi za strateški važne aktivnosti.
Svaki vlasnik takve kompanije može da izračuna koliko je ovih 15 sati u novcu, pa da to onda pomnoži sa 4 i onda da vidi koliko ga te stvari koštaju na mjesečnom nivou. Na primer, ukoliko vaš jedan sat vredi 100 EUR, ovo znači da je mjesečni trošak ovih aktivnosti čak 6000 EUR.
Koje procese poslovanja je najvažnije optimizovati?
Prvo je najvažnije optimizovati i automatizovani one aktivnosti koje se često ponavljaju i moraju da se rade (nisu opcione).
Kao vlasnik biznisa vi morate da šaljete svakog mjeseca svom računovođi račune, zatim fakture vašim klijentima i da vi plaćate vašim dobavljačima. Verovatno šaljete i ponude za vaše proizvode ili usluge nekoliko puta tokom mjeseca, nadamo se i svakodnevno. Ove aktivnosti već radite i troše vam vreme. Zamislite da možete da ih uradite za 10, 20 ili 30% manje vremena. S obzirom na učestalost tih aktivnosti, to bi bila ogromna ušteda vremena na mjesečnom i godišnjem nivou.
Šta biste mogli da uradite sa tim vremenom? Da napravite neki novi proizvod? Osmislite neku novu poslovnu aktivnost? Napravite nove poslovne kontakt?
Drugo po važnosti je optimizovati aktivnosti koje možda nisu svakodnevne, ali su strateški važne za poslovanje.
Ovo su informacije koje su vam bitne da imate i pratite kako biste pametnije i uspešnije poslovali. Na primer, to može biti izveštaj o toku gotovine na određeni dan, izvod otvorenih stavki, uporedni izvještaj prodaje i slično. Obično izrada ovakvih izvještaja oduzima mnogo vremena i podložna je greškama ako se radi ručno i uz pomoć Excela (što je često slučaj).
Excel može da bude dobar alat samo u početku dok ste baš mali, ali kad krenete da rastete, u vašem je interesu da što pre prigrlite jači alat odnosno softver koji će vam olakšati poslovanje. Brže ćete se navići, imaćete mnogo više mogućnosti i konkurentsku prednost.
Bez odgovarajućeg softvera, za određene izvještaje čeka se i nekoliko dana, a pravovremenost informacija zna da bude ključna za donošenje odluka.
Na koji način je najbolje malim i srednjim preduzećima da započnu proces digitalizacije?
Forbes je to jako lijepo objasnio u članku „Digitalizacija za mala i srednja preduzeća“. Oni kažu da se treba fokusirati na digitalnu evoluciju, ne revoluciju — ne digitalizacija celog preduzeća odjednom, već da se preduzimaju manji koraci.
Na primer, po Statisti, 64% malih biznisa koristi neki softver. Dakle, vi već plaćate mesečno neki softver za računovodstvo i izradu faktura i vjerovatno još neki ili nekoliko za različite potrebe koje imate.
Zamislite da vaš softver može da vam pruži mnogo više od svoje osnovne namjene. Na primer, da možete da skenirate svaki račun koji plaćate preko firme i uz pomoć mobilne aplikacije ga odmah pošaljete računovodstvu na knjiženje. Onda ne morate na kraju meseca da provjeravate da li je sve tu, pa da nosite računovođi.
Zamislite da možete da namestite automatizacije u tom softveru – da on sam šalje fakture i generiše račune koji treba da se šalju mjesečno na osnovu određenog ugovora. Isti taj softver može da vam na e-mejl šalje izvještaje o stanju na računu, dugovanjima i potraživanjima i šta vi podesite da vam je potrebno.
Ovde ne pričam o nečemu imaginarnom, već o konkretnom proizvodu koji se zove Digitalni računovođa.
To je platforma koja povezuje vlasnike malih i srednjih biznisa i računovođe. Omogućava im brzu razmjenu informacija i dokumenata kako bi na osnovu ažurnog dnevnog knjiženja imali pristup izvještajima za donošenje blagovremenih poslovnih odluka. Mjesečna pretplata za ovu platformu je u rangu bilo kog drugog softvera za fakturisanje.
Razlog zašto Digitalni računovođa može da pruži sve ove dodatne mogućnosti i izvještaje je zato što je baziran na softveru za veće kompanije, TiramisuERP i skaliran za potrebe malih i srednjih preduzeća. Zbog toga je idealan za mala i srednja preduzeća da uz minimalna ulaganja koja na dnevnom nivou nije skuplje od šoljice espreso kafe započnu proces digitalizacije svoje kompanije i uštede vrijeme sebi i svojim zaposlenima.
Za kraj – koji su glavni koraci na putu ka optimizaciji poslovanja?
Prvo: mapirajte svoje procese i administrativne aktivnosti koje radite često. Zatim odredite koje bitne izveštaje i aktivnosti koje radite povremeno su vam strateški važne. Istražite i izaberite softver uz pomoć kog možete da te aktivnosti automatizujete.
Vodite računa o tome da vaš softverski partner pruža lokalnu pomoć i podršku kako biste mogli da brzo implementirate i riješite sve što vam je potrebno.
Ja sam vam lično na raspolaganju za konsultaciju na ovu temu, bez obzira na to da li se odlučite da koristite Digitalnog računovođu. Razgovor možete da zakažete na ovom linku.
