Kako računovođe mogu da efikasnije obavljaju svoje zadatke i za vrijeme koje imaju na raspolaganju da urade više, istovremeno održavajući visok nivo tačnosti i transparentnosti u radu pitali smo Ivanu Đikanović Đurišić, računovođu u računovodstvenoj agenciji Tiramisu AKT.
Na pitanje o najvećim izazovima sa kojima se računovođe sreću Ivana odgovara:
“Kompletna poslovna godina i sve poslovne promjene nastale u njoj predstavljaju za svakog računovođu izazovan period. Svaki računovođa, ukoliko svoj posao obavlja profesionalno, savjesno i po zakonu, ne mari za period godine, jer je svaki period koji se posmatra od izuzetne važnosti za sve vlasnike biznisa. Ono što, u neku ruku, predstavlja malo veći pritisak za same računovođe, jeste predaja određenih izvještaja nadležnim državnim institucijama na mjesečnom ili godišnjem nivou, gdje se mora voditi računa da se ne probiju zakonom definisani rokovi (predaja mjesečnih PDV prijava, IOPPD obrazaca, OPP-ND obrazaca, kao i finansijskih iskaza i PD prijava koji se predaju jednom godišnje, itd)
Ukoliko za svakog klijenta vodite ažurno računovodstvo, onda rijetko možete doći u problem da vam fali vremena da sve na vrijeme završite. Ono što je od izuzetne važnosti jeste da vam klijenti čije knjige vodite na vrijeme pošalju dokumentaciju koja mora biti obrađena, ali to je sve uglavnom regulisano na početku poslovne saradnje određenim poslovnim procedurama.”
Mali i srednji biznisi imaju u proseku više od 500 faktura mjesečno i više desetina zaposlenih. Potrebno je mnogo vremena i ljudi da bi se svakog mjeseca proknjižile sve fakture i obračunale zarade. Takođe, vlasnici biznisa često imaju potrebu i zahtjeve za dodatnim izvještajima o poslovanju i očekuju visok kvalitet usluge uz brz i precizan odgovor.
Vremenski pritisak zbog količine posla i podataka je posebno problem računovođama i agencijama koje imaju tradicionalniji pristup računovodstvu koji uključuje veliki obim papirne dokumentacije i ručnih unosa. To može dodatno povećati rizik od grešaka i usporiti procese. Zbog toga Ivana naglašava važnost da računovođe koriste pomoć tehnologije.
“Naša agenicija od starta koristi platformu Digitalni računovođa. Prednosti korišćenja ove platforme su se pokazale kao pun pogodak i za nas i za naše klijente. Ja to volim da to nazovem “win-win” situacijom.
Softver koji koristimo nalazi se na “cloud”-u, što znači da mu se može pristupiti sa bilo kog mjesta, u bilo koje vrijeme, samo vam je potrebna internet konekcija.
Ovo se pokazalo izuzetno korisnim, pogotovo za naše klijente, koji su, zbog prirode svojih poslova, često van kancelarijskih prostorija, ali mogu imati pristup podacima kad god im je to potrebno. Računovodstvo u oblaku ubrzava komunikaciju klijenata sa agencijom, a samim tim je i knjiženje, tj obrada dokumentacije, brži i efikasniji proces.
Ovaj softver nam je omogućio da se razlikujemo od konkurencije i stavimo fokus na kvalitet, a ne kvantitet. Zbog toga svim našim klijentima omogućavamo dnevno ažurne podatke. Sve fakture knjižimo u roku od 24-48h od kad ih dobijemo. Na osnovu toga, klijenti mogu sami da dobiju različite izvještaje o poslovanju uz par klikova.”
Uz tehnologiju, danas je zaista moguće imati računovodstvo bez papira. Kada isti softver koriste vlasnik biznisa i računovođa, nema potrebe za ličnom dostavom dokumenata, jer je sve u istom sistemu i obje strane imaju pristup tome. To dosta skraćuje vrijeme i računovođama i vlasnicima biznisa.
“S obzirom na činjenicu da računovodstvena agencija obično nije blizu poslovnim prostorijama svojih klijenata, veliko gubljenje vremena predstavlja dostavljanje dokumentacije za knjiženje. Kod nas je i protok dokumentacije digitalizovan, što podrazumijeva da se dokumentacija šalje mejlom ili čak preko aplikacije. Digitalni računovođa vam obezbjeđuje pristup Tiramisu ERP poslovnom informacionom sistemu, preko čije aplikacije su klijenti u mogućnosti da slikaju QR kod računa zahvaljujući čemu softver digitalizuje sve podatke sa računa i skraćuje posao knjigovođi. Mogu i da skeniraju dokumentaciju i pošalju ih elektronski. Računovođa u tom slučaju dobija notifikaciju da je stigla nova dokumentacija na knjiženje. Tako se ubrzava i proces razmjene dokumentacije i proces ažurnog knjiženja.”
Dodatni benefit dobrog softvera su izvještaji o poslovanju koji su dostupni odmah, na par klikova umjesto da se na njih čeka nekoliko dana ili nedjelja, koliko je inače potrebno za kreiranje izvještaja. Još jedan benefit je automatizacija određenih repetitivnih poslova.
“To koliko tehnologija može da nam ubrza proces rada i olakša poslovanje nije samo fraza. Zamislite da morate da ručno knjižite svakog mjeseca 500 faktura za samo jednog klijenta, a imate ih više. Digitalni računovođa omogućava da se sve fakture sa ugovorom definisanim mjesečnim iznosom automatizovano kreiraju kroz softver Tiramisu. Kada i klijent i mi koristimo isti softver, ja u par poteza mogu da prebacim te fakture u finansije i da ih proknjižim. To nam omogućava da za isto vrijeme servisiramo više klijenata bez smanjenja kvaliteta.
Tradicionalni način komunikacije klijenata sa agencijom podrazumijeva da je sama razmjena dokumentacije spor proces, a velika mana je i nedostupnost softvera koji koristi vaša agencija jer je instaliran na njihovom računaru u njihovoj kancelariji. Ono na šta klijenti nailaze jeste čekanje na dobijanje određenih izvještaja, podataka (npr analitička kartica dobavljača ili kupca, pregled dugovanja ili potraživanja, periodični bilansi stanja i uspjeha i sl), i to sve iz razloga što klijenti ne koriste isti softver kao i njihove knjigovođe. Kod agencija koje koriste platformu Digitalni računovođa ovi problemi ne postoje. Klijenti imaju samo dodatne benefite poput predikcije stanja gotovine prvog i petnaestog u mjesecu, što je njima veoma važno zbog plata i plaćanja PDV-a.
Suština je da svako radi svoj posao – računovođe obrađuju dokumentaciju, a vlasnici biznisa u svakom trenutku imaju prave i tačne podatke koji im koriste u poslovanju i donošenju važnih poslovnih odluka. Naravno, podrazumijeva se da računovođe moraju biti maksimalno ažurne što se tiče unosa podataka,” objašnjava Ivana.
Statistino istraživanje kaže da 64% vlasnika malih biznisa koriste neki računovodstveni softver. Takođe, većina računovodstvenih agencija koristi softver. U moru različitih opcija, pitanje je kako doneti pravu odluku?
“Ja kao računovođa smatram da je platforma Digitalni računovođa idealno rješenje, ukoliko želite da vaša agencija ostane konkurentna, da pruži kvalitetnu uslugu što većem broju klijenata za kraće vrijeme, poboljša komunikaciju sa klijentima i olakša svakodnevni rad. Kvalitet usluge treba da je na prvom mjestu i naši klijenti su mogućnosti da vide na djelu sve ono što im je predstavljeno na početku saradnje.
Svaki računovođa koji se odluči za korišćenje ove platforme će biti u mogućnosti da direktno utiče i na povećanje sopstvenih prihoda, jer korišćenjem ovog sistema sebi štedite vrijeme, a samu uštedu vremena možete iskoristiti za potencijalne nove klijente.”
“Kada nas klijenti pitaju za savjet koji računovodstveni softver da koriste, mi ih pitamo zašto ne biste izabrali onaj koji možemo da koristimo zajedno i tako uštedite vrijeme i dobijete dodatne benefite i mogućnost da bolje upravljate poslovanjem?” dodaje Ivana.
Efikasno upravljanje izazovima sa kojima se računovođe susrijeću zahtijeva kombinaciju stručnosti, tehnoloških rješenja i prilagođavanja promjenama.
Digitalni računovođa je rješenje ukoliko želite da vaša računovodstvena agencija ostane konkurentna, pruži vrhunsku uslugu većem broju klijenata za kraće vrijeme, poboljša komunikaciju sa klijentima i olakša svakodnevni rad vašim računovođama.
